En bref

Formons accompagne une formation en présentiel avant, pendant et après : contenus préparatoires, parcours sur un espace personnel pour chaque participant, enquêtes, séquences d’e-mails et podcasts personnalisés selon la configuration de votre organisme.

Les acteurs

Organisme et société (client) : niveaux organisationnels (logos, rattachements), pas des comptes de connexion à part entière.

Mode d’emploi — Administrateur

Connexion : /admin/login.html, puis redirection vers app-v2.html (interface principale). Toute la gestion formations / ressources / podcasts se fait dans l’espace formation v2.

Connexion avec l’e-mail et le mot de passe de votre fiche administrateur (Actif = oui). La session est conservée dans le navigateur (onglet ouvert). Mot de passe oublié ? → /admin/forgot-password.html (lien valable 1 h par e-mail).

Générer un podcast (Ressources)

1. PDF source — finalité « Podcast / chatbot (base IA) » ou « Mixte », contenu Document PDF (import ou URL https://…pdf) → Enregistrer.
2. Générer du contenu → Podcast générique (ou bouton sur la ligne) → cocher les sources, ajuster le titre (prérempli), consigne, durée/ton/langue, mode simple ou par chapitre → Lancer.
3. Texte : Générer du contenu → Texte → cocher les sources, encoder la consigne de rédaction → le contenu généré apparaît dans la colonne de droite.
4. Podcast personnalisé : Générer du contenu → Podcast personnalisé → consigne formation (optionnelle). Dès qu’un participant a répondu à l’enquête liée, son épisode est généré automatiquement (panneau dans Ressources). Le bouton Régénérer sert uniquement à refaire un épisode déjà produit. Chaque épisode prêt apparaît dans la colonne de droite ; dans Séquence, une seule ressource Podcast personnalisé (épisode par participant) alimente l’étape « Podcast d’ancrage ».
5. Attendre 5–30 min (bandeau violet) ; la ressource « Podcast générique » apparaît avec le lecteur audio. Correction audio : éditer le script puis régénérer la voix seule. Partager ou ajouter à la Séquence.

Erreur « Aucune ressource exploitable… » : finalité encore « participants », contenu vide, ou ligne non enregistrée. Sources acceptées : PDF, bloc texte ou URL. Guide : section podcast du guide.

Validation des contenus générés

S’applique aux contenus IA de la colonne Contenus générés (quizz, test certificatif, enquête, podcast, chatbot créé avec A Chatbot .EU) :

1. Brouillon — après génération : aperçu, puis icône validation (✓) dans l’en-tête de la carte → Valider mon contenu.
2. Validé par vous — cocher des formateurs et Envoyer l’e-mail de validation (statut En attente de validation côté formateur sollicité).
3. Mots-clés — icône # dans l’en-tête de la carte → modal : tags existants de la formation en chips cliquables au-dessus du champ, autocomplétion à la saisie.
4. En attente de validation — chaque formateur peut valider (commentaire optionnel) ; suivi avec rôle Créateur / Formateur et statut Validé, En attente de validation ou Pas validé.
5. Validé — diffusion participant autorisée dès la 2^e validation ; commentaires et horodatages visibles dans la modal. Modification : confirmation de dégel. Après gel, le créateur peut encore solliciter d'autres formateurs (e-mail) pour une validation complémentaire sans déverrouiller le contenu.

Les contenus non validés sont exclus du parcours /p/?k=…. Lien formateur test certificatif : onglet Contenus à valider + validation sur Modifier le test.

Navigation v2

• Menu — sidebar permanente : Activité (Clients, Modèles de formation, Nouvelle formation) ; si OF — Conformité (Qualiopi : onglet Dossier participant pour rechercher un nom et afficher la chronologie e-mails / preuves / documents de session), Finances, Contenu, Réglages OF, E-mails (historique unifié : participants + plateforme, bouton Ré-envoyer sur chaque envoi archivé ; mode relecture globale + whitelist destinataires sur le hub E-mails / Automatisations) ; Aide (Mode d’emploi) ; Compte (Mon équipe : Portail (espace du membre via votre session ; « Revenir à mon compte » depuis le portail restaure votre session) / Fiche / Retirer ; fiche = profil, reset MDP, historique contrats, remboursements, CV + preuves / relance e-mail ; relance trimestrielle réglable dans Organisme → Automatisations) ; Administration (super-admin, dont Suivi financier — aussi pour comptes explicitement autorisés) ; modules et Suivi OF dans l’espace formation
• Portail formateur (/admin/of-formateur.html) — salutation personnalisée ; raccourcis Remboursements / Ma fiche (mêmes champs que la fiche équipe : photo, véhicule, statut, IBAN/BIC, documents Qualiopi ; le taux journalier reste en lecture seule) / Statistiques ; frais, feuille de route, évaluations, onglet Souvenirs via ?tab=souvenirs
• Clients — grille de sociétés → fiche client : société mère (facturation des frais, facturation de la formation / organisme financeur, partage entre entités : isolation stricte = lien portail par entité ; vision consolidée = lien unique siège), contact principal, régions, entités, lieux et contacts
• Formation — assistant de création (organisme + client) puis onglets Formateurs, Formation, Ressources (deux colonnes : sources brutes à gauche, contenus générés à droite ; **mots-clés** sur chaque fiche + filtres recherche / type / mot-clé, masqués si liste vide), Séquence, Participants (listing évaluations acquis + PDF + régénération via modale), Examens, Statistiques, Suivi OF (+ Nouveau cycle à côté du menu Session : sélection optionnelle des dates du cycle courant à déplacer ; Évaluations : campagnes à chaud / à froid, résultats et PDF historiques, puis grilles d’acquis avec signataire du groupe + ZIP + régénération ; si un participant n’a pas d’e-mail, choix explicite d’un contact client pour transmettre le lien anonyme ; Lieu manquant : menu → ＋ Ajouter un lieu… ; onglet Rapport : construction auto s’il n’existe pas encore). La page Enquêtes consolide les résultats par cycle, formation et client et permet aux administrateurs OF de gérer les modèles. Organisme / client : liens « Modifier » depuis l’onglet Formation.
• Réglages OF → Organisme → Défauts (Barèmes km) — sur le champ Taux au km (€), le ? explique le calcul (montant = km × taux ; remboursable = montant × % / 100) et le barème retenu (pays, véhicule, date du jour). Cochez Tous les clients ou sélectionnez une ou plusieurs sociétés ; un barème ciblé prime sur un barème global. % remboursé = 100 par défaut ; exception (ex. 75 %) via un barème dédié aux clients concernés
• Réglages OF → Formateurs indépendants — proposer une mission à un ou plusieurs formateurs pour la même session (Ctrl/Cmd + clic) ; montant proposé HT par formateur obligatoire avant l’envoi ; aperçu e-mail pour chacun ; le montant est conservé et visible dans la liste des missions et sous le formateur (onglet Formateurs de la formation). Bouton Annuler la proposition sur une mission encore « Proposée » (motif obligatoire, e-mail d’annulation ; permet une nouvelle proposition pour le même couple formateur / session). Acceptation → e-mail de confirmation au formateur
• Mon équipe / Mon compte — statut contractuel : Employé.e ou Sous-traitant (plus d’option Indépendant)
• Contenu → Documents — sections Programme, Support, Séquentiel, Documents génériques et Modèles de documents. Les ressources Programme / Séquentiel / Support de cours déposées dans l’onglet Ressources d’une formation (avec URL) y sont synchronisées. Les conventions sont générées en PDF dans la plateforme puis signées depuis le portail client
• Finances → Frais — dépôt d’une facture organisme ou d’une facture reçue d’un formateur, rattachée à une session et un jour (sessions triées par date ; date unique auto-sélectionnée)
• Modèles de formation : menu Modèles de formation — gabarits sans dates/clients ; contenu pédagogique (titre, séquence, Q1–Q5) ; les infos catalogue Qualiopi se renseignent sur chaque instance. Créer une instance (client ou inter-entreprise) ou enregistrer une instance comme modèle. Distinct du modèle de séquence (onglet Séquence).
• Séquence — modèle : si aucun modèle n’existe, un modèle vierge est créé automatiquement ; nommez-le dans l’encart violet « Modèle réutilisable » en bas du cycle (enregistrement automatique) pour le dupliquer sur d’autres formations. Les étapes se sauvegardent aussi automatiquement. Sur une étape e-mail, le menu Modèle e-mail propose notamment Quiz et Examen (modèles distincts ; suggestion automatique selon le contenu lié : quizz ou test certificatif).
• Participants — import : accordéon Importer des participants (fichier CSV ou lignes collées : prénom, nom, e-mail). Cycle optionnel ; sinon premier cycle par défaut. Import massif depuis votre ERP/CRM : contactez-nous pour un apport sur mesure.
• Suivi OF : ajoutez un participant avec un formulaire structuré et consultez l’historique, distinguez les montants de frais réel / remboursable / refacturable, puis générez directement les PDF de notes de frais et de feuilles de route. Les Évaluations proposent les attestations et le ZIP des preuves ; Souvenirs regroupe les dépôts post-formation. Le QR de la feuille de route est informatif et ne collecte pas de signature. Onglet Échéances : colonne Pour l’envoi (infos manquantes ou « En attente de l’échéance ») ; clic sur une ligne ou Aperçu mail pour voir le HTML avec les variables déjà renseignées.
• Séquence — démo : dans l’Aperçu d’un cycle (/p/?preview=sequence), bandeau ambre : liste Simuler, interrupteur Tout débloquer (démo) et bouton Copier le lien démo. Les e-mails de test utilisent les variables du participant simulé.
• Mon compte — profil, mot de passe, identités pour mes formations (?route=account) — distinct de la page Organisme (réglages OF)
• Mon équipe — créer son équipe, membres (Portail / Fiche / Retirer), invitation directe de compte (?route=team)
• Guide — lien en en-tête vers /guide-utilisation.html
• Cloche retours — notifications perso. Accès retours : retours traités de votre équipe. Super-admin : tous les retours traités de la plateforme + page Retours produit
• Administration (super admin) : Comptes utilisateurs (colonnes Accès retours : widget Bug/Idée + page Retours traités ; Mails démo : réception des demandes de démo landing), Journaux podcast, Retours produit, Accès retours (IP invités)

Archivage formations & clients (v2) : sur une fiche formation, l’icône corbeille (haut à droite) ouvre l’archivage. Sur un modèle, la même icône lance la suppression du modèle. Sur une fiche client, l’icône corbeille en haut à droite de la boîte Fiche client ouvre une confirmation irréversible et propose d’Archiver le client à la place (réactivation possible depuis l’onglet Archives). Consultez Archives sur la page Clients pour les formations et clients archivés (colonnes triables, choix mémorisé). Un super-admin peut Restaurer / Supprimer définitivement les formations ; tout admin concerné peut restaurer un client archivé. Sur l’accueil Clients, le bouton principal est Nouveau client ; les formations se créent via Nouvelle formation.

Bonnes pratiques : créer les formations avant les participants si le parcours en dépend ; ne pas partager les liens personnels des participants ; filtrer les fiches de test via Paramètres si besoin.

Mode d’emploi — Participant

Lien personnel /p/?k=… reçu par e-mail. Ouvrir dans un navigateur récent.

• Page Mon parcours : prénom, logos, étapes (accordéons).
• Ouvrir chaque étape pour le détail (texte, audio, PDF, vidéo, enquête).
• Ne pas partager le lien ; en cas de perte, contacter l’organisme de formation.

FAQ