Guide d'utilisation

Formaster · Environnement de développement · Dernière mise à jour : juin 2026 · Version 1.0

1. Présentation

Formaster est l'environnement de développement partagé entre Formons et Learn. Vous y préparez et testez formations, séquences, ressources et parcours participants avant déploiement en production.

Important : Formaster sert au test et au développement. N'utilisez pas de vrais participants en production depuis cet environnement sans accord explicite. Les sites publics sont formons.com et learn.neoanimalia.be.

Sélecteur de base de données

En haut de la console, vous pouvez basculer entre les connexions Test, Formons et Learn pour valider sur différentes données. La connexion Test est la valeur par défaut.

2. Première connexion

  1. Ouvrez /admin/login.html.
  2. Connectez-vous avec l'e-mail et le mot de passe de votre compte administrateur (Actif = oui).
  3. Vous arrivez sur l'accueil Clients (app-v2.html).
  4. Mot de passe oublié : lien Mot de passe oublié ? ou demande à un super administrateur.

Parcours recommandé :

  1. Créer une formation (+ Nouvelle formation)
  2. Ajouter des ressources et une séquence
  3. Ajouter un participant test
  4. Tester l'aperçu parcours et l'espace /p/

3. Navigation admin

Après connexion sur /admin/login.html, vous travaillez dans l'interface v2 (app-v2.html) : accueil Clients, espaces client et formation, module Ressources (podcasts, quizz, etc.).

Interface v2 — barre d'en-tête

ÉlémentEmplacementRôle
Sélecteur BDDEn-tête (Formaster)Bascule entre les connexions Test, Formons et Learn pour valider sur différentes données.
MenuSidebar (toujours)Activité (Clients, Nouvelle formation) ; si OF — Conformité, Finances, Contenu, Réglages OF ; Aide (Mode d’emploi + ce guide) ; Compte. Modules formation et Suivi OF dans l’espace formation. Bouton Menu pour replier / ouvrir sur mobile.
AideEn-tête + sidebarMode d’emploi intégré (?route=help) et lien vers cette page.
AdministrationSidebar (super admin)Comptes utilisateurs (dont colonne Mails démo), retours produit, Module OF, Ancien menu, journaux podcast.
Mon compteEn-tête (votre nom)Profil administrateur : nom, e-mail, mot de passe (?route=account).

Accueil — Niveau 1

Page d'accueil après connexion (app-v2.html, titre Clients). Onglets :

OngletContenu
Par sociétéGrille de sociétés. Clic sur une carte → espace client (formations, KPI, statistiques). Carte « Formations inter-entreprises » pour les formations sans client entreprise.
Vue d’ensembleIndicateurs consolidés sur toutes vos formations (participants, sessions, statuts).
ArchivesFormations retirées des listes actives.
Sessions complètesÀ venir (badge Bientôt).

Le bouton Nouvelle formation ouvre l'assistant de création (?route=wizard-formation).

Espace client

Accessible en cliquant sur une société depuis l'onglet Par société (?route=client&id=…). Vous y retrouvez les formations du client, des indicateurs (participants, sessions, taux de complétion) et un accès direct à chaque formation.

Espace formation — Niveau 2

Ouvert en cliquant sur une formation (?route=formation&id=…). Fil d'Ariane : Clients › [Titre formation] › [Module].

En haut de page, une checklist de lancement indique si la formation est prête (identité, ressources, séquence, participants…) et permet de la passer au statut Actif.

Les modules (onglets) disponibles :

ModuleUsage principal
OrganismeInformations de l'organisme (nom, logo, coordonnées).
ClientSociété cliente liée à cette formation (logo, contacts).
FormateursFormateurs associés ; accès formateur aux ressources partagées et examens.
FormationTitre, description, lieu (enregistrement automatique à la saisie), cycles et dates de session.
RessourcesContenus pédagogiques (PDF, vidéo, quizz, test certificatif, enquête, podcast, chatbot) ; partage public, restreint ou formateur.
SéquenceÉtapes planifiées avant, pendant et après la formation (e-mails, SMS, contenus liés).
ParticipantsInscriptions, lien personnel /p/?k=…, notifications parcours et e-mails ponctuels ; listing des évaluations des acquis (résultat + rapport PDF, icône de régénération avec édition des infos).
ExamensCorrection des copies certificatives, notes et commentaires formateur.
StatistiquesVolumes, suivi des notifications, radar des carences (enquêtes).
Suivi OFJours, émargement, frais, conventions, évaluations ; + Nouveau cycle pour regrouper d’autres dates ; rapport de frais construit auto s’il manque (module OF).
Finances → FraisFacture OF ou facture reçue d’un formateur, rattachée à un jour de session.

Pour ouvrir directement un module : ?route=formation&id=…&module=sequence (valeurs possibles : organisme, client, formateurs, formation, resources, sequence, participants, examens, analytics).

Droits et visibilité des menus

ProfilMenus accessibles
AdministrateurInterface v2, Mon compte, Mon équipe (collègues et demandes de compte), Guide, Aide.
Super administrateurTout ce qui précède, plus le menu Administration (comptes utilisateurs, journaux podcast).

4. Espace formation

Ressources

Le module Ressources centralise PDF, vidéos, quizz, enquêtes, podcasts et chatbots. L’écran est scindé en deux colonnes : ressources brutes (sources) à gauche, contenus générés et interactifs (podcast, quiz, enquête, chatbot…) à droite. La finalité (participants / base IA / mixte) est gérée en arrière-plan et n’apparaît plus sur chaque fiche. Le bouton Générer du contenu propose notamment Podcast générique (audio partagé depuis les PDF base IA), Podcast personnalisé (un épisode par participant à partir de l’enquête), quizz, enquête ou A Chatbot .EU. Une fois un quizz, un test certificatif ou une enquête généré, utilisez Modifier le quiz, Modifier le test ou Modifier l’enquête pour ajuster les questions avant diffusion. Voir la section Générer un podcast.

Autres modules

Formation, Participants, Séquence, Statistiques et les actions Aperçu parcours / Activer complètent la configuration.

Générer un podcast (guide détaillé)

Deux parcours distincts via Générer du contenu dans le module Ressources :

  • Podcast générique — épisode audio partagé, produit par l’IA à partir d’un ou plusieurs PDF sources (finalité base IA). Le résultat est une ressource « Podcast générique » intégrable au parcours via Séquence.
  • Podcast personnalisé — un épisode par participant, adapté à ses réponses d’enquête, aux PDF base IA et aux consignes formation/participant. La génération est automatique dès réception de l’enquête ; le bouton Régénérer sert à refaire un épisode déjà produit. Chaque épisode prêt apparaît dans la colonne de droite ; dans le module Séquence, une seule ressource Podcast personnalisé (épisode par participant) sert à l’étape « Podcast d’ancrage ».

Étape 1 — Préparer le PDF source

  1. Formation → Ressources → + Ajouter une ressource → Importer un PDF.
  2. Finalité = « Podcast / chatbot (base IA) » ou « Mixte » ; Source = « Fichier » ; URL https://…pdf.
  3. Enregistrer la ligne avant toute génération.
Import PDF : la finalité par défaut « participants » ne suffit pas — passez en base IA puis enregistrez.

Étape 2 — Lancer la génération

Générer du contenu → Podcast générique (ou bouton sur une ligne base IA). Cochez les sources, ajustez le titre (prérempli, modifiable), durée, ton, langue, public, consigne, mode (un seul podcast ou par chapitre), puis Lancer (5–30 min, bandeau violet de suivi).

Podcast personnalisé : Générer du contenu → Podcast personnalisé → consigne formation, panneau participants (enquête, complément prompt). Dès qu’un participant a répondu, son épisode est généré automatiquement (5–30 min) ; Régénérer uniquement pour refaire un épisode existant.

Étape 3 — Après génération

Écouter, voir le prompt, adapter/régénérer, partager, lier dans la Séquence.

Erreurs fréquentes

« Aucun PDF base IA… » → finalité, source fichier ou enregistrement manquant. Liste vide → aucun PDF éligible. Échec → détail dans le bandeau ; super admin : Journaux podcast.

5. Séquences

Module Séquence : modèles d'étapes avant, pendant et après la formation.

  • Définissez les jours de formation (dates, horaires, adresse, modalités).
  • Ajoutez des étapes : e-mail, SMS, contenus liés (PDF, podcast, enquête…).
  • Planifiez délais et heures d'envoi.
  • Testez avec le bouton Test e-mail sur une étape.
  • Utilisez Aperçu pour voir le parcours participant ; choisissez un participant dans Simuler pour inclure ses enquêtes et podcasts.
  • Activez Tout débloquer (démo) puis Copier le lien démo pour partager un aperçu public avec toutes les étapes ouvertes (sans connexion admin).

Les étapes « Après J1 » apparaissent entre le jour 1 et le jour 2. Les bandeaux Avant et Après globaux couvrent tout le cycle.

6. Participants & e-mails

  • Chaque participant reçoit un lien personnel unique (/p/?k=…).
  • Notification parcours : e-mail d'accueil avec le lien.
  • E-mail ponctuel : message libre à tous les participants inscrits.
  • Colonne Notif. : suivi ouvertures et clics sur les e-mails.

Variables courantes dans les modèles : {{prenom}}, {{nom}}, {{lien_portail}}, {{titre_formation}}.

7. Espace participant

URL type : https://formaster.akimedia.be/p/?k=…

  1. Page Mon parcours : prénom, logos, étapes en accordéons.
  2. Ouvrir chaque étape : texte, audio, PDF, vidéo, enquête.
  3. Ne pas partager le lien : il est personnel.

8. FAQ

Connexion admin impossible

Vérifiez e-mail, mot de passe et statut Actif. Essayez une fenêtre privée.

Page participant vide ou erreur

Le paramètre k est peut-être invalide. Contrôlez le token sur la fiche participant.

Où régler les logos participant ?

Admin → Paramètres → Logo ou module Identité / Client selon votre configuration.

Différence Test / Formons / Learn dans le sélecteur BDD

Test = sandbox. Formons et Learn pointent vers des données de production : manipulez avec prudence.

9. Glossaire

Formation / parcours
Unité pédagogique gérée dans l'admin (table trainings).
Séquence
Ensemble d'étapes planifiées avant, pendant et après la session.
Espace personnel
Page participant accessible via un lien signé unique.
Cycle
Association d'un modèle de séquence à une session de formation.
Ressource
Contenu pédagogique (PDF, vidéo, quizz, podcast…).